Fjern CPR-numre og persondata fra PDF-filer — GDPR-oprydning uden upload.
Skal en ansættelseskontrakt, et mødereferat eller et forlig videre til en tredjepart, må personoplysningerne sjældent følge med. Dataminimering er et af databeskyttelsesforordningens seks grundprincipper, og Datatilsynet formulerer det sådan, at behandling »skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet«. Alt det øvrige — CPR-numre, navne på tredjemand, adresser, kontonumre — skal ryddes ud af dokumentet, før det sendes.
Anonymisering er også ofte nødvendig, når en kunde eller et medlem søger aktindsigt: andre personers oplysninger skal redigeres væk, så der ikke sker et datalæk.
Med værktøjet PDF-Anonymisering markerer du selv det, der skal væk, eller du lader værktøjet finde CPR-numre, e-mailadresser eller de tekststrenge, du selv bestemmer — ligesom søg og erstat i Word. Behandlingen sker i din egen browser, og filen uploades ikke til serveren. I modsætning til de fleste andre værktøjer bliver teksten slettet helt — ikke bare overstreget med en sort kasse, som brugeren efterfølgende kan slette.
* dækker vilkårlig tekst — Medarbejder: * rammer hele linjen efter kolon.Tolv lønsedler skal bruges som bilag, men CPR-nummeret må ikke med. Åbn filen, kør Auto-Anonymiser med CPR slået til, og skim de fundne markeringer igennem side for side.
Er kontonummeret også med på sedlen, tilføjes det som fritekst i samme kørsel.
Et referat på 40 sider nævner en kollega, der ikke er part i sagen. Skriv efternavnet som fritekst — alle forekomster markeres i hele dokumentet på én gang, uanset om navnet står med stort eller småt.
Søgeord: Jensen → alle sider
Diagnosen skal ud, og underskriften skal blive. Auto-søgningen kan ikke se forskel, så brug Anonymiser-værktøjet og træk en boks om selve diagnoselinjen. Resten af dokumentet står urørt.
Et indscannet brev er reelt et billede. Auto-Anonymiser finder ingenting, fordi der ikke er nogen tekst at søge i. Markér i stedet felterne manuelt — resultatet bliver lige så permanent.
Fordi siderne tegnes om som billeder, kan modtageren ikke længere søge eller kopiere tekst i den anonymiserede PDF. Det er prisen for, at den skjulte tekst rent faktisk er væk. Filen kan samtidig fylde mere end originalen.
Tegner du en sort boks i et almindeligt PDF-program, ligger teksten typisk stadig under den og kan markeres frem. Det er den klassiske årsag til, at fortrolige oplysninger slipper ud i en sag. Kontrollér altid den færdige fil ved at forsøge at markere teksten.
Værktøjet fjerner oplysningerne teknisk korrekt, men vurderingen af, hvad der skal fjernes, er din. Dataminimering handler om, hvorvidt modtageren kan identificere personen — ikke om hvor mange felter der er sorte. En medarbejder kan sagtens genkendes på titel, afdeling og dato, længe efter navn og CPR-nummer er væk.
En fil, der hedder Opsigelse_Jensen_010285-1234.pdf, røber indholdet, uanset hvor grundigt siderne er anonymiseret. Omdøb filen inden afsendelse, og husk at oprindeligt forfatternavn og titel kan ligge i dokumentets egenskaber.
Videregiver du dokumenter med oplysninger om andre end sagens parter, skal de oplysninger fjernes først. Databeskyttelsesforordningen kræver, at der kun deles det nødvendige. Hvad du som arbejdsgiver må videregive og hvornår, gennemgås i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold (marts 2023).
CPR-numre er en særlig kategori. De hører sjældent hjemme i et bilag og bør fjernes som standard, også når modtageren er en offentlig myndighed.
Gennemse altid resultatet manuelt. En automatisk søgning fanger mønstre, ikke sammenhænge — en person kan sagtens identificeres på titel, afdeling og dato alene.
Filen forlader aldrig din computer. Du kan derfor trygt bruge værktøjet til lønsedler, kontrakter og helbredsoplysninger, du ikke ønsker at uploade nogen steder.
Behold altid originalen. Anonymiseringen kan ikke fortrydes i den gemte fil, og du kan få brug for den fulde udgave senere i sagen.
Skal du sende bilag til din fagforening, så spørg, hvad de har brug for. Anonymiserer du for meget, kan bilaget miste sin værdi som dokumentation.
Åbn PDF Anonymisering og regn med det samme.