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ICS-Datei erstellen – Kalendereinladung an viele per BCC

Erstellen Sie eine .ics-Kalenderdatei für Ihren Termin und versenden Sie sie per BCC. Empfänger übernehmen sie in den Kalender, ohne andere Eingeladene zu sehen.

ICS-Datei-Generator
Erstellen Sie eine ICS-Datei für Ihren Termin, die sich in Kalender-Apps importieren lässt
Probieren Sie:
So verwenden Sie die ICS-Datei

1. Laden Sie die ICS-Datei über die Schaltfläche oben herunter

2. Öffnen Sie die Datei in Ihrer Kalender-App (Outlook, Google Kalender, Apple Kalender usw.)

3. Der Termin wird automatisch mit allen Details importiert

4. Sie können die ICS-Datei auch als Anhang in einer Einladung an Mitglieder versenden

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Über den ICS-Datei-Generator

Der ICS-Datei-Generator erstellt eine Kalenderdatei (.ics) für Ihren Termin. Die Datei versenden Sie als Anhang in einer ganz normalen E-Mail, und die Empfänger übernehmen den Termin mit einem Klick in Outlook, den Google Kalender oder den Apple Kalender. Sie können Zeitzone, Ort, Meeting-Link und Wiederholungen festlegen. Die Datei wird in Ihrem Browser erstellt und nicht an uns gesendet.

Kalendereinladung an viele senden, ohne die Teilnehmer zu zeigen

Eine normale Besprechungsanfrage in Outlook zeigt allen Empfängern die gesamte Teilnehmerliste. Laden Sie 200 Kolleginnen, Kunden oder Mitglieder ein, sehen diese also gegenseitig Namen und E-Mail-Adressen. Senden Sie stattdessen eine .ics-Datei in einer E-Mail, in der die Empfänger im Feld BCC stehen. Jeder Empfänger sieht nur sich selbst und kann den Termin trotzdem in seinen Kalender übernehmen.

Die Datei enthält keine Teilnehmerliste. Sie beschreibt nur den Termin: Titel, Zeitpunkt, Ort, Beschreibung und gegebenenfalls einen Meeting-Link. Damit eignet sie sich für Betriebssportgruppen, Mitarbeitervereine, Marketing-Events, Kurse und Gewerkschaftsvertreter, die zu Versammlungen einladen.

So senden Sie die Einladung per BCC

  1. Füllen Sie oben Name, Start- und Endzeit und gegebenenfalls Ort, Beschreibung und Meeting-Link aus.
  2. Klicken Sie auf ICS-Datei erstellen und herunterladen. Die Datei wird zum Beispiel als weihnachtsfeier.ics gespeichert.
  3. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Tragen Sie Ihre eigene Adresse bei An und alle Empfänger bei BCC ein. In Outlook und Gmail blenden Sie das BCC-Feld rechts neben dem An-Feld ein.
  4. Hängen Sie die .ics-Datei an und schreiben Sie die Einladung in den Text der E-Mail.
  5. Der Empfänger öffnet den Anhang und wählt, den Termin zu speichern oder in den Kalender zu übernehmen.
Was lässt sich erstellen?
  • Einzeltermin: Weihnachtsfeier, Jahreshauptversammlung, Kurs oder Webinar mit fester Start- und Endzeit.
  • Wiederholungen: Täglich, wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich oder jährlich – mit optionalem Enddatum und bestimmten Wochentagen.
  • Zeitzonen: Empfänger in anderen Ländern sehen die Uhrzeit in ihrer eigenen Zeit.
  • Meeting-Link: Link zu Teams, Zoom oder Google Meet direkt im Kalendereintrag.
Die Felder im Überblick
  • Name des Termins: Der Titel, den die Empfänger im Kalender sehen. Wird auch als Dateiname verwendet.
  • Start und Ende: Datum und Uhrzeit. Beides ist erforderlich.
  • Zeitzone: Wird automatisch mit der Zeitzone Ihres Computers ausgefüllt. Ändern Sie sie nur, wenn der Termin woanders stattfindet. Die Datei enthält die Sommerzeitregeln der Zeitzone, sodass Outlook die richtige Uhrzeit anzeigt.
  • Wiederholung: Wie oft sich der Termin wiederholt und wann die Serie endet.
  • Ort, Beschreibung und Link: Optional. Werden angezeigt, wenn der Empfänger den Termin öffnet.

Beispiele für Einladungen

Weihnachtsfeier des Mitarbeitervereins

Freitag, 4. Dezember 2026, 18:00–23:30 Uhr in der Kantine. 240 Mitglieder werden eingeladen.

Keine Wiederholung. Die E-Mail geht mit allen 240 im BCC hinaus – niemand sieht, wer sonst noch eingeladen ist.

Datei zum Herunterladen:weihnachtsfeier.ics

Mitgliedertreffen des Gewerkschaftsvertreters

Treffen jeden zweiten Dienstag, 15:30–16:30 Uhr, ab 5. Januar 2027, mit Teams-Link für alle, die im Homeoffice arbeiten.

Wiederholung: alle 2 Wochen mit Enddatum 30. Juni 2027 – 13 Treffen in einer Datei.

Datei zum Herunterladen:mitgliedertreffen.ics
Das sollten Arbeitgeber beachten

E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten. Senden Sie eine Einladung an Kunden oder Externe mit allen im An- oder CC-Feld, geben Sie deren Adressen aneinander weiter. BCC und eine .ics-Datei vermeiden das.

Öffnen Sie die Datei vor dem Versand in Ihrem eigenen Kalender und prüfen Sie Zeitpunkt, Wiederholungen und Zeitzone.

Das sollten Gewerkschaftsvertreter und Beschäftigte beachten

Eine Teilnehmerliste für ein gewerkschaftliches Treffen kann offenlegen, wer Gewerkschaftsmitglied ist. Die Gewerkschaftszugehörigkeit gehört nach Artikel 9 der DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Senden Sie die Einladung daher mit den Empfängern im BCC.

Legen Sie Treffen in Dänemark in die Arbeitszeit, prüfen Sie Feiertage und freie Tage mit dem Rechner für dänische Feiertage und Arbeitszeit, bevor Sie die Termine verschicken.

Fragen und Antworten

Wie lade ich viele Personen ein, ohne die Teilnehmer zu zeigen?

Erstellen Sie eine .ics-Datei mit dem Termin und hängen Sie sie an eine E-Mail an, in der die Empfänger im BCC stehen. Jeder Empfänger sieht nur sich selbst, kann den Termin aber trotzdem in seinen Kalender übernehmen.

Was ist eine .ics-Datei?

Eine Textdatei im Kalenderstandard iCalendar. Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und die meisten anderen Kalender können sie öffnen und den Termin daraus anlegen.

Erfahre ich, wer kommt?

Nein. Die Datei veröffentlicht einen Termin, sie ist keine Besprechungsanfrage mit Antwortschaltflächen. Brauchen Sie Anmeldungen, setzen Sie einen Link zu einem Anmeldeformular in die Beschreibung – oder erstellen Sie einen QR-Code für das Schwarze Brett.

Kann ich den Termin ändern, nachdem die Datei verschickt wurde?

Nicht automatisch. Jede Datei ist ein eigener Termin, eine neue Datei wird also zu einem neuen Eintrag im Kalender. Senden Sie die korrigierte Datei und bitten Sie die Empfänger, den alten Eintrag zu löschen.

Funktioniert die Datei auf dem Smartphone?

Ja. Auf iPhone und Android öffnen Sie den Anhang in der E-Mail und wählen, ihn zum Kalender hinzuzufügen.

Speichert UniteApps meine Angaben?

Nein. Die Datei wird in Ihrem Browser erstellt und direkt heruntergeladen. Titel, Ort und Beschreibung werden nicht an unseren Server gesendet.

Inhalt zuletzt geprüft: Oktober 2026.